Quem nunca saiu de uma reunião pensando no quanto foi improdutiva? Essa é uma queixa recorrente entre as pessoas profissionais. Segundo uma pesquisa divulgada pelo Shopify, as pessoas colaboradoras gastam em torno de 18 horas por semana em reuniões. A pesquisa também mostrou que, em média, elas recusam em torno de 14% dos convites para esses encontros, quando na verdade gostariam de recusar 30%.
De acordo com um artigo divulgado pela Harvard Business Review, as pessoas profissionais nos Estados Unidos ranquearam as reuniões como o motivo principal para acabar com a produtividade das equipes. Enquanto que um estudo da Microsoft diz que uma pausa entre as reuniões evita o acúmulo de stress, pois o cérebro que experimenta um alto nível de stress o tempo todo dificulta a concentração, o foco e até mesmo o engajamento da pessoa profissional.
Essas reuniões não têm apenas custo de desgaste emocional para as pessoas, mas também financeiro, considerando o tempo de deslocamento e de horas de trabalho das equipes. Vale lembrar, ainda, que o cenário do home office também teve impacto no formato de trabalho de muitas empresas, pois as trocas que existiam no presencial agora precisaram ser realizadas virtualmente.
Assim, é importante entender que uma reunião é valiosa para o time quando proporciona troca de ideias, ou quando a pauta é mais complexa e pode gerar dúvidas. É por isso que as pessoas profissionais que trazem ao mercado de trabalho as skills de facilitação têm sido tão valorizadas. São aquelas que conseguem trazer mais qualidade e menos quantidade de tempo despendido nas ações do dia a dia do trabalho, atendendo os objetivos dos encontros.
Ter conhecimento de técnicas de facilitação é algo muito valorizado pelo mercado. Ter as skills de facilitação vai contribuir para que o profissional:
Essas habilidades contribuem para que o profissional apoie os mais variados stakeholders da empresa, facilitando as relações com os parceiros internos e externos do negócio.
A pessoa expert em facilitação tem um olhar voltado aos processos e interesses da empresa, mas também precisa estar conectado ao time de trabalho, ajudando a promover melhores conversas. Essa cultura do trabalho em equipe faz parte do DNA da facilitação, contribuindo para gerar um senso de pertencimento entre todos.
“Promover o diálogo é um dos princípios da facilidade. Mas para ter diálogo precisamos ter o direito de fala e o dever de escuta e isso precisa ser levado em consideração para que todas as pessoas tenham voz”, afirma Mayra Souza Lean-Agile Consultant e Facilitadora do Coletivo Ação.
Para Mayra, mais do que velocidade, é preciso ter uma direção para o alcance dos objetivos propostos. Esse olhar que a pessoa facilitadora proporciona, vai contribuir para melhorar o ambiente de trabalho, com uma equipe mais inovadora e criativa.
Assim, podemos dizer que ser um(a) expert em facilitação é um excelente caminho para aperfeiçoar a produtividade dos times, a fim de potencializar suas entregas do dia a dia.
Além do conhecimento técnico, a inteligência emocional da pessoa facilitadora é fundamental para ajudar no caminho do sucesso das equipes. O(a) profissional com essas skills facilita a tomada de decisão e consegue mediar conflitos de interesses para um denominador comum, de forma eficaz para resolver os problemas apresentados.
Essa função vem se tornando cada vez mais importante para ajudar a trilhar os caminhos complexos do nosso dia a dia profissional, garantindo que reuniões de horas não terminem sendo improdutivas e sem resultados.
A facilitação pode ser executada por qualquer pessoa profissional, mas ela precisa estar munida de metodologias e processos capazes de garantir o melhor desempenho do time, relações interpessoais equilibradas e o bem-estar individual das pessoas durante o trabalho.
Para tudo isso, é importante ter ferramentas e artefatos para realizar a facilitação dos times.
O Coletivo Ação oferece a Trilha para a Certificação Profissional Agile Team Facilitator, com 4 módulos que vão transformar sua abordagem e impulsionar seu crescimento profissional!
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Nós do Coletivo AÇÃO facilitamos uma dinâmica para 160 pessoas colaboradoras da organização Bionexo no dia 11 de janeiro de 2019!
Nosso objetivo foi facilitar atividade colaborativa para integrar, estabelecer diálogo e o entendimento comum de atuação entre a área comercial, GDC e tecnologia, com foco em produto.
Por meio de atividade colaborativa para utilizar a inteligência coletiva realizando a cocriação de algo, além do alinhamento geral, beneficia a organização/ time com senso de pertencimento, protagonismo, autonomia, auto-organização, empoderamento, engajamento, comprometimento e um ambiente de confiança.
Nossa intenção com este post é compartilhar todas dinâmicas realizadas, de acordo com solicitação da organização Bionexo não iremos expor as informações/ dados gerados nas atividades.
O objetivo é o entendimento comum das 3 áreas do porque a Bionexo está trabalhando com foco em produto.
Objetivo: Descontrair, integrar e socializar as pessoas com intuito de descobrir semelhanças entre as pessoas.
Tempo: 10 min.
Objetivo: Criar laços, conhecerem melhor as pessoas, aproximar as pessoas, fomentar o relacionamento e criar empatia
Tempo: 15 min.
Cada pessoa tem em seu crachá 3 insígnias de temas pessoais que lhe interessam, a atividade terá 3 etapas 3 min e após a 4 etapa 1 min. para cada grupo
Objetivo: A definição da visão de time promove uma declaração geral, resumindo, ao mais alto nível, a posição única que o time pretende ocupar na organização.
Tempo: 20 min.
Para (organização-alvo)
Que (declaração sobre a necessidade ou oportunidade)
O (nome da equipe, identificar) é um (classificação por equipes, categoria)
Que (singularidade equipa, razão convincente para a existência da equipe)
Diferente/ ao contrário de (alternativa atual sem equipe)
Nosso squad (declaração de diferenciação primária)
Objetivo: O propósito é o combustível que move o time, é o elemento-chave para motivar as pessoas a seguirem em uma única direção. Descobrir o porquê o time existe, o porquê fazemos isso, qual a intenção positiva por trás da atuação do time, e qual o resultado desejamos causar. As pessoas gostam e querem se conectar a uma causa. Através do propósito, fica mais fácil promover uma oferta de valor ao mercado.
Tempo: 20 min.
Devido ao tempo foram preenchidos apenas os 4 espaços (AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA)
Objetivo: A atividade É — Não é — Não — Não ajuda a definir uma equipe. Mapear, entender e alinhar as características do time e as principais responsabilidades.
Tempo: 20 min.
Obs.: Se um grupo colocou no é/ faz e outro no não é/ não faz, peça para que uma pessoa de cada grupo explique pq, terão de entrar em um consenso. Neste momento pode ser interessante utilizar o Glossário para definir o que aquilo é para o squad.
Objetivo: Resgatar e alinhar o objetivo principal da organização e identificar quais objetivos do squad para atender o objetivo da organização.
Tempo: 20 min.
Objetivo: Alinhar e definir quais métricas serão acompanhadas para identificar que o objetivo foi atingido.
Tempo: 30 min.
No OKR, o objetivo é a visão mais macro do que se quer alcançar e o resultado chave é como você mede que atingiu aquele objetivo, é a sua meta a ser alcançada. Deve ser algo inspirador!
Exemplo:
Objetivo pai: “Desenvolver o produto de acordo com as necessidades de mercado”:
Exemplo de OKRs:
Objetivo 1: Entender melhor a necessidade do mercado
Resultado Chave 1: realizar uma pesquisa com mais de 50 leads sobre suas
necessidades;
Resultado Chave 2: aumentar a nota de satisfação do produto de 40 para 70;
Objetivo 2: Encantar nossos clientes com o novo produto
Resultado Chave 1: alcançar mais de 10.000 assinantes na nova ferramenta;
Resultado Chave 2: alcançar taxa de conversão de trial para pagante em 20%
As atividades do time devem ser priorizadas com base nos OKRs. Se tivermos duas opções, devemos escolher aquela que contribui para o atingimento dos OKRs.
Perguntar se tem uma pessoa como OKR Masters ou se escolher uma!
Objetivo: Mapear quais ações em alto nível para que o time comece atuar em direção aos objetivos e propósito definidos.
Tempo: 20 min.
Objetivo: Cada Squad apresentar o que foi elaborado colaborativamente, a apresentação foi focada: visão do squad, propósito e objetivos do Squad.
Ao final todas pessoas realizaram juntas a retrospectiva.
Nós do grupo do Coletivo AÇÃO recebemos diversos feedbacks positivos do resultado fantástico que tivemos! Agradecemos a BIONEXO e todas pessoas envolvidas pela organização, o evento estava maravilhoso. Agradecemos a participação de todas pessoas colaboradoras da BIONEXO, desejamos que nossa facilitação tenha tido um super impacto na organização.
Muitas pessoas comentam comigo que na sua organização não conseguem fazer uma Lean Inception de 5 dias, o Paulo Caroli indica reduzir no máximo em 3 dias a Lean Inception. Lembre de não institucionalizar que a a Lean Inception são 3 dias, pois realizar em 3 dias lhe ajudará a mostrar dentro da organização o grande valor de realizar uma Lean Inception. Mas que a agenda real são 5 dias, caso você tenha a necessidade de usar mais de 3 dias é bom as pessoas saberem disso.
Segue a agenda original da Lean Inception de 5 dias:
No Grupo ZAP facilitei algumas Lean Inception, mas tive que adaptar em 3 dias a Lean Inception, com isso ajustei a agenda de 5 dias em 3 dias. Conseguimos atender as expectativas, mas sempre lembrando que se tivéssemos os 5 dias poderíamos nos aprofundar mais nos temas e nas atividades, para uma agenda de 3 dias o papel da pessoa facilitadora é imprescindível se atentar ao TIME BOX.
No momento da consolidação na Inception de 3 dias eu comento: “O Time está atuando com time box apertado, pois adaptamos a Lean Inception de 5 dias em 3 dias. Poderíamos ter um maior aprofundamento nas atividades se tivéssemos a disponibilidade dos 5 dias.”
Segue a agenda da Lean Inception adaptada em 3 dias:
Nesta agenda tem uma atividade inicial Mapeamento do fluxo atual que não é original da Lean Inception, realizo quando o produto já existe, tem o objetivo de colocar as pessoas alinhadas referente ao atual produto e levantar o que precisa melhorar, adicionar, excluir e manter deste produto (esse é assunto para o próximo post meu e do Lucas Gomes).
Quando tenho 3 dias para uma Inception o que faço de diferente, é elaborar as funcionalidades após a jornada do usuário, isso agiliza o processo. Mas perco o momento de validação, que na agenda de 5 dias se faz o brainstorming das funcionalidades, e após a jornada do usuário válida em qual passo com interação ao produto foi utilizado aquela funcionalidade. É um momento muito importante, pois se criam novas funcionalidades ou eliminam algumas que já tinham sido criadas, com isso na Inception de 3 dias se perde esse momento.
Junto se perde o aprofundamento em a cada atividade, mas uma frase que o Caroli diz: “É melhor do que não fazer nada!”. O melhor é ter os 5 dias, mas com 3 dias já consegue estar melhor do que não fazer nada.
Fica uma dica no momento da consolidação eu faço uma retrospectiva, bem simples: Que bom! Que pena e Que tal? (são ideias de coisas para começar a fazer). Isso ajuda a cada dia da Inception melhorar a interação e estrutura.
Compartilhei o template da agenda de 3 dias com meu amigo Lucas Gomes!
O Lucas Gomes compartilha como foi a experiência:
Tinha uma missão: Stakeholders com pouco tempo, um piloto para rodar (esta foi a primeira Lean Inception da empresa), pessoas desalinhadas e uma Lean Inception para fazer em 3 dias!
Na verdade queriam rodar em um dia, digo logo: Não é viável!
A minha sorte é que eu me encontrei com a Mayra Rodrigues de Souza um final de semana antes e ela compartilhou comigo a agenda dela de 3 dias e resolvi praticar esta abordagem.
Time Box: E dá pra fazer uma Lean Inception em 3 dias? Dá sim, porém deixei claro na introdução que esta atividade é uma imersão de 5 dias, e não de 3 dias. Time Box é tudo na Lean Inception de 3 dias.
Preparação: O que eu fiz foi delimitar time box para atendermos a agenda em 3 dias, o que nos favoreceu foi que a P.O (product owner) fez um dia antes uma atividade utilizando a matriz CSD para alinhar quais eram as Certezas | Suposições | Dúvidas do que seria feito. Ou seja foi feito uma pré-inception não só neste dia, houve uma preparação para a Lean Inception com algumas visitas ao Stakeholder, trocas de e-mail, e por final a Matriz CSD. O mais interessante foi que durante a Lean Inception várias dúvidas e suposições migravam para certezas.
Engajamento e Alinhamento: Deixei claro na introdução que esta atividade dura 5 dias e por conta da situação que nos encontrávamos fiz um acordo com o Time para que mantivéssemos o foco em todas as etapas da Lean Inception.
Foi uma experiência e tanto, no final do showcase vimos que usamos 3 dias e meio, mas por conta de alguns imprevistos e algumas repriorizações. Mas no mais o objetivo foi alcançado, no final tínhamos um grupo de pessoas alinhadas com o produto e o nosso Stakeholder achou satisfatório este alinhamento ter acontecido.
“Aprendizagem validada é a unidade de progresso, não algum “valor comercial” intangível.” Eric RiesQuando você tem um produto ou serviço tem de pensar que existem pessoas usuárias que não estão contentes com algo, como ela pode reportar a situação? Existem produtos digitais que você tem de fazer uma busca com diversos cliques para encontrar um local onde possa reclamar, nem sabe se terá retorno. E existem pessoas usuárias que sabem como deixar seu produto melhor, gostam e querem continuar a usar, mas não irão dar um feedback se tiver de fazer uma jornada que demora.
