Facilitação para Squads da Bionexo com foco em Produto

Nós do Coletivo AÇÃO facilitamos uma dinâmica para 160 pessoas colaboradoras da organização Bionexo no dia 11 de janeiro de 2019!

Nosso objetivo foi facilitar atividade colaborativa para integrar, estabelecer diálogo e o entendimento comum de atuação entre a área comercial, GDC e tecnologia, com foco em produto.

Por meio de atividade colaborativa para utilizar a inteligência coletiva realizando a cocriação de algo, além do alinhamento geral, beneficia a organização/ time com senso de pertencimento, protagonismo, autonomia, auto-organização, empoderamento, engajamento, comprometimento e um ambiente de confiança.

Nossa intenção com este post é compartilhar todas dinâmicas realizadas, de acordo com solicitação da organização Bionexo não iremos expor as informações/ dados gerados nas atividades.

Pessoas facilitadoras:

Programação 8h30 à 12h30:

Sequência das atividades programadas

Detalhes das atividades:

Apresentação sobre Squad:

O objetivo é o entendimento comum das 3 áreas do porque a Bionexo está trabalhando com foco em produto.

Foto do Rafael Barbosa (diretor de tecnologia) que fez a apresentação de abertura

Quebra-gelo - Direções cardeais:

Objetivo: Descontrair, integrar e socializar as pessoas com intuito de descobrir semelhanças entre as pessoas.

Tempo: 10 min.

Etapas:

  1. Todas as pessoas no meio da sala, 4 cantos da com cartazes: SIM, NÃO, TALVEZ e PODE SER
  2. Fazer perguntas e as pessoas se moveram para responder:
  3. Perguntas:
Fotos do momento da dinâmica de quebra-gelo

1º Dinâmica - Atividade de Integração:

Objetivo: Criar laços, conhecerem melhor as pessoas, aproximar as pessoas, fomentar o relacionamento e criar empatia

Tempo: 15 min.

Etapas:

Cada pessoa tem em seu crachá 3 insígnias de temas pessoais que lhe interessam, a atividade terá 3 etapas 3 min e após a 4 etapa 1 min. para cada grupo

  1. Cada pessoa tem de encontrar uma pessoa com 3 insígnias diferentes do seu (interessante que sejam pessoas de áreas com que não trabalhem juntas), ao encontrar conversem e encontre semelhanças entre vocês
  2. Cada dupla encontrará mais 2 ou 3 duplas com 3 insígnias diferentes e conversem sobre suas diferenças e semelhanças
  3. O grupo criará um NOME e um SÍMBOLO que remeta suas semelhanças (entregar uma folha A4)
  4. Cada grupo se apresentar (cada pessoa diz seu nome/ área), alguém diz suas semelhanças, nome do grupo e o símbolo
  5. Peça para cada grupo colar na parede
Fotos do insumo desta atividade de 2 squad

2º Dinâmica - Visão do Squad - Elevator Pitch:

Objetivo: A definição da visão de time promove uma declaração geral, resumindo, ao mais alto nível, a posição única que o time pretende ocupar na organização.

Tempo: 20 min.

Template:

Para (organização-alvo)
Que (declaração sobre a necessidade ou oportunidade)
O (nome da equipe, identificar) é um (classificação por equipes, categoria)
Que (singularidade equipa, razão convincente para a existência da equipe)
Diferente/ ao contrário de (alternativa atual sem equipe)
Nosso squad (declaração de diferenciação primária)

Etapas:

  1. Separe em 5 grupos (10 a 25 p) ou 6 grupos (30 a 45 p), cada grupo irá atuar em uma parte do elevator pitch, peça que escreva em post-its
  2. Cada grupo lê e coloca no template
  3. Após a pessoa facilitadora lê o todo e pergunta se faz sentido, com isso faça ajustes, até fazer sentido para todas as pessoas
Foto do Template da Visão do Squad sem preenchimento

3º Dinâmica - Propósito do Squad:

Objetivo: O propósito é o combustível que move o time, é o elemento-chave para motivar as pessoas a seguirem em uma única direção. Descobrir o porquê o time existe, o porquê fazemos isso, qual a intenção positiva por trás da atuação do time, e qual o resultado desejamos causar. As pessoas gostam e querem se conectar a uma causa. Através do propósito, fica mais fácil promover uma oferta de valor ao mercado.

Tempo: 20 min.

Devido ao tempo foram preenchidos apenas os 4 espaços (AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA)

Etapas:

  1. Separe em duplas a grupos de 5 (10 a 45 p), para levantar questões nos 4 prismas (AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA)
  2. A pessoa facilitadora coleta unindo por afinidade os temas similares dos outros grupos
  3. Após cada grupo elabora o propósito. Exemplo de template: Nosso squad atua com [paixão, missão, vocação e diferencial]
  4. A pessoa facilitadora lê e questiona qual faz mais sentido (unir 2 ou mais) e reescrever em uma folha A4 e colar no painel
Foto do Template do Propósito do Squad sem preenchimento

4º Dinâmica - Objetivos do Squad - É, Não é, Faz e Não Faz:

Objetivo: A atividade É — Não é — Não — Não ajuda a definir uma equipe. Mapear, entender e alinhar as características do time e as principais responsabilidades.

Tempo: 20 min.

Etapas:

  1. Separe em grupos de 5, para levantar questões nos 4 quadrantes
  2. A pessoa facilitadora pegará um post-it de um grupo (campo É, faz até finalizar os 4 quadrantes) e veja se outro grupo tem algo similar, se não tiver pergunte se o grupo concorda. A ideia é que o squad esteja alinhado com o que é, não é, faz e não faz

Obs.: Se um grupo colocou no é/ faz e outro no não é/ não faz, peça para que uma pessoa de cada grupo explique pq, terão de entrar em um consenso. Neste momento pode ser interessante utilizar o Glossário para definir o que aquilo é para o squad.

Foto do Template O Squad É, Não é, Faz e Não Faz sem preenchimento

5º Dinâmica - Objetivos do Squad:

Objetivo: Resgatar e alinhar o objetivo principal da organização e identificar quais objetivos do squad para atender o objetivo da organização.

Tempo: 20 min.

Etapas:

  1. Em grupo peça para que discutam e escreva em um post-it o objetivo da organização
  2. Após peça para levantarem 3 principais objetivos do squad que atenda o objetivo da organização
  3. Cada grupo apresenta e junta por semelhança
  4. Pergunta se faz sentido ficar com os que têm mais semelhanças ou se outros fazem mais sentido (pode ter mais de 3 objetivos)

6º Dinâmica - Key Results (KR) do Squad (Resultados chaves):

Objetivo: Alinhar e definir quais métricas serão acompanhadas para identificar que o objetivo foi atingido.

Tempo: 30 min.

No OKR, o objetivo é a visão mais macro do que se quer alcançar e o resultado chave é como você mede que atingiu aquele objetivo, é a sua meta a ser alcançada. Deve ser algo inspirador!

Exemplo:

Objetivo pai: “Desenvolver o produto de acordo com as necessidades de mercado”:

Exemplo de OKRs:

Objetivo 1: Entender melhor a necessidade do mercado

Resultado Chave 1: realizar uma pesquisa com mais de 50 leads sobre suas

necessidades;

Resultado Chave 2: aumentar a nota de satisfação do produto de 40 para 70;

Objetivo 2: Encantar nossos clientes com o novo produto

Resultado Chave 1: alcançar mais de 10.000 assinantes na nova ferramenta;

Resultado Chave 2: alcançar taxa de conversão de trial para pagante em 20%

As atividades do time devem ser priorizadas com base nos OKRs. Se tivermos duas opções, devemos escolher aquela que contribui para o atingimento dos OKRs.

Etapas:

  1. Separe em grupos, cada grupo escreve o objetivo da organização, inclua os objetivos do squad. Pergunta se os objetivos do Squad atendem o(s) objetivo(s) da organização
  2. Após este alinhamento cada grupo tem de levantar no mínimo 1 KR para cada objetivo
  3. Cada grupo apresenta
  4. Conversa com as pessoas e veja se há conforto sobre o que foi levantado

Perguntar se tem uma pessoa como OKR Masters ou se escolher uma!

Foto do Template OKRs sem preenchimento

7º Dinâmica - Próximos passos:

Objetivo: Mapear quais ações em alto nível para que o time comece atuar em direção aos objetivos e propósito definidos.

Tempo: 20 min.

Etapas:

  1. Coloque o propósito do Squad no template
  2. Separe em trios/ grupos e cada um levanta ações/ tasks para cada etapa (Pergunta: O que precisam começar a fazer para atender/ atingir o propósito do Squad?)
  3. Cada trio/ grupo lê e cola no template
  4. Peça para cada pessoa inserir seu nome, ela não precisa ser a pessoa que vai realizar a ação, mas a que vai puxar com que realize (e-mail, reunião, conectar as pessoas, lembrar)
Foto do Template Ações para atingir o Propósito sem preenchimento

Durante todo processo cada Squad utilizou os templates:

Foto do Template da Agenda Burnup
Foto dos Templates: Glossário, Praise Board, Parking Lot e RAID

Apresentação Geral - Showcase:

Objetivo: Cada Squad apresentar o que foi elaborado colaborativamente, a apresentação foi focada: visão do squad, propósito e objetivos do Squad.

Fotos do momento do Showcase

Retrospectiva:

Ao final todas pessoas realizaram juntas a retrospectiva.

Nós do grupo do Coletivo AÇÃO recebemos diversos feedbacks positivos do resultado fantástico que tivemos! Agradecemos a BIONEXO e todas pessoas envolvidas pela organização, o evento estava maravilhoso. Agradecemos a participação de todas pessoas colaboradoras da BIONEXO, desejamos que nossa facilitação tenha tido um super impacto na organização.

Vídeo da retrospectiva de todo processo da Facilitação

Se a sua organização tem algum desafio/ necessidade, nós podemos lhe apoiar. Entre em contato: contato@coletivoacao.com

 

Adaptar é necessário! Lean Inception em 3 dias. Como fazer?

Muitas pessoas comentam comigo que na sua organização não conseguem fazer uma Lean Inception de 5 dias, o Paulo Caroli indica reduzir no máximo em 3 dias a Lean Inception. Lembre de não institucionalizar que a a Lean Inception são 3 dias, pois realizar em 3 dias lhe ajudará a mostrar dentro da organização o grande valor de realizar uma Lean Inception. Mas que a agenda real são 5 dias, caso você tenha a necessidade de usar mais de 3 dias é bom as pessoas saberem disso.

Segue a agenda original da Lean Inception de 5 dias:

Template da agenda da Lean Inception de 5 dias

No Grupo ZAP facilitei algumas Lean Inception, mas tive que adaptar em 3 dias a Lean Inception, com isso ajustei a agenda de 5 dias em 3 dias. Conseguimos atender as expectativas, mas sempre lembrando que se tivéssemos os 5 dias poderíamos nos aprofundar mais nos temas e nas atividades, para uma agenda de 3 dias o papel da pessoa facilitadora é imprescindível se atentar ao TIME BOX.

No momento da consolidação na Inception de 3 dias eu comento: “O Time está atuando com time box apertado, pois adaptamos a Lean Inception de 5 dias em 3 dias. Poderíamos ter um maior aprofundamento nas atividades se tivéssemos a disponibilidade dos 5 dias.”

Segue a agenda da Lean Inception adaptada em 3 dias:

Template da agenda da Lean Inception adaptada em 3 dias

Nesta agenda tem uma atividade inicial Mapeamento do fluxo atual que não é original da Lean Inception, realizo quando o produto já existe, tem o objetivo de colocar as pessoas alinhadas referente ao atual produto e levantar o que precisa melhorar, adicionar, excluir e manter deste produto (esse é assunto para o próximo post meu e do Lucas Gomes).

Quando tenho 3 dias para uma Inception o que faço de diferente, é elaborar as funcionalidades após a jornada do usuário, isso agiliza o processo. Mas perco o momento de validação, que na agenda de 5 dias se faz o brainstorming das funcionalidades, e após a jornada do usuário válida em qual passo com interação ao produto foi utilizado aquela funcionalidade. É um momento muito importante, pois se criam novas funcionalidades ou eliminam algumas que já tinham sido criadas, com isso na Inception de 3 dias se perde esse momento.

Junto se perde o aprofundamento em a cada atividade, mas uma frase que o Caroli diz: “É melhor do que não fazer nada!”. O melhor é ter os 5 dias, mas com 3 dias já consegue estar melhor do que não fazer nada.

Fica uma dica no momento da consolidação eu faço uma retrospectiva, bem simples: Que bom! Que pena e Que tal? (são ideias de coisas para começar a fazer). Isso ajuda a cada dia da Inception melhorar a interação e estrutura.

Compartilhei o template da agenda de 3 dias com meu amigo Lucas Gomes!

Lucas Gomes compartilha como foi a experiência:

Tinha uma missão: Stakeholders com pouco tempo, um piloto para rodar (esta foi a primeira Lean Inception da empresa), pessoas desalinhadas e uma Lean Inception para fazer em 3 dias!

Na verdade queriam rodar em um dia, digo logo: Não é viável!

A minha sorte é que eu me encontrei com a Mayra Rodrigues de Souza um final de semana antes e ela compartilhou comigo a agenda dela de 3 dias e resolvi praticar esta abordagem.

Time Box: E dá pra fazer uma Lean Inception em 3 dias? Dá sim, porém deixei claro na introdução que esta atividade é uma imersão de 5 dias, e não de 3 diasTime Box é tudo na Lean Inception de 3 dias.

Preparação: O que eu fiz foi delimitar time box para atendermos a agenda em 3 dias, o que nos favoreceu foi que a P.O (product owner) fez um dia antes uma atividade utilizando a matriz CSD para alinhar quais eram as Certezas | Suposições | Dúvidas do que seria feito. Ou seja foi feito uma pré-inception não só neste dia, houve uma preparação para a Lean Inception com algumas visitas ao Stakeholder, trocas de e-mail, e por final a Matriz CSD. O mais interessante foi que durante a Lean Inception várias dúvidas e suposições migravam para certezas.

Template da Matriz CSD (certeza, suposição e dúvida)

Engajamento e Alinhamento: Deixei claro na introdução que esta atividade dura 5 dias e por conta da situação que nos encontrávamos fiz um acordo com o Time para que mantivéssemos o foco em todas as etapas da Lean Inception.

Foi uma experiência e tanto, no final do showcase vimos que usamos 3 dias e meio, mas por conta de alguns imprevistos e algumas repriorizações. Mas no mais o objetivo foi alcançado, no final tínhamos um grupo de pessoas alinhadas com o produto e o nosso Stakeholder achou satisfatório este alinhamento ter acontecido.

Você facilita Lean Inception? Teve de fazer alguma alteração na agenda? Qual? Dê sua dica.

O poder do Feedback da pessoa usuária - Qual NPS do seu produto?

Coletar feedbacks da pessoa usuária (ou cliente) é uma das fontes de aprendizado que uma organização pode ter. Você pode ter feedbacks formais na utilização do produto ou, de maneira informal, nas redes sociais. Prestar atenção aos feedbacks formais ou informais e dar a liberdade para que comuniquem o que pensam, você poderá: No conceito Lean Startup, escrito por Eric Ries apoia a utilização de MVP (Minimum viable product em inglês, e em português Produto mínimo viável) com ciclos curtos de entrega para ter o feedback (ciclo construir, medir e aprender), para poder tomar decisões pautadas em informações das pessoas usuárias. O produto mesmo que esteja no caminho certo, você pode melhorar a cada feedback, tendo um ciclo contínuo de aprendizado e validação.
“Aprendizagem validada é a unidade de progresso, não algum “valor comercial” intangível.” Eric Ries
Quando você tem um produto ou serviço tem de pensar que existem pessoas usuárias que não estão contentes com algo, como ela pode reportar a situação? Existem produtos digitais que você tem de fazer uma busca com diversos cliques para encontrar um local onde possa reclamar, nem sabe se terá retorno. E existem pessoas usuárias que sabem como deixar seu produto melhor, gostam e querem continuar a usar, mas não irão dar um feedback se tiver de fazer uma jornada que demora.

Como você está coletando feedback do seu produto/ serviço?

Um método é utilizar o NPS a sigla significa Net Promoter Score é usada para medir o grau de satisfação e a lealdade dos clientes das empresas de qualquer segmento. A métrica é amplamente utilizada por causa de sua simplicidade, confiabilidade e flexibilidade. Com a pergunta: Qual é a probabilidade de que você recomendar a nossa empresa / produto / serviço a um amigo ou colega? A pontuação para esta resposta é mais frequentemente com base em uma escala de 0 a 10. Respostas com a escala de 9 ou 10 serão as pessoas Promotoras (irão promover o produto/ serviço). Respostas com escala de 0 a 6 serão as pessoas Detratoras (serão menos propenso a promover o produto/ serviço). E respostas de 7 e 8 são pessoas Passivas ou Neutras que estão entre serem de promotoras e detratoras.

Qual o perfil da pessoa usuária atualmente?

Temos a pessoa consumidora 3.0 que busca organizações que se relacionem com seus valores. Hoje além dessa identificação, a pessoa consumidora 4.0 quer um relacionamento mais humanizado e por meio dos canais digitais, como as redes sociais. As pessoas usuárias modernas têm grande intimidade com o meio digital, toda essa conectividade empoderou, pois a pessoa encontra diversas informações sobre o produto que deseja com pouco esforço, confiando nas avaliações de outras pessoas consumidoras do que em informações da própria organização.

Como está este processo no seu produto ou serviço?

Venho observando no mercado que ainda são poucos produtos/serviços que coletam feedback durante o uso ou que deixam, de forma fácil e simples, para as pessoas darem feedback. Um dos mercados que utilizo e tem sido usado a coleta de feedback é o de companhias aéreas. Neste caso, dou como exemplo o site da LATAM, que usa de forma sutil no canto da página em, qualquer jornada que faça dentro do site o Dê sua opinião lá do lado, no momento que quiser é só clicar (imagem abaixo):
O processo é simples: o feedback é uma escala de 1 a 5 estrelas (imagem abaixo):
Após dar seu nível de satisfação, tem uma pergunta sobre a página e se ela atendeu o motivo da visita. Não sei se faz sentido, pois no caso que a pessoa colocou escala 5, a probabilidade é alta de ter sido atendida, essa pergunta poderia aparecer somente para escalas de 1 a 3. Junto tem uma pergunta (O que gostaria de compartilhar conosco?) com campo aberto para respostas, que é bem interessante uma forma de aprender, saber de necessidades e vir a criar novas funcionalidades ou produtos. Da forma que eu penso altero a pergunta para: O que quer compartilhar conosco? (imagem abaixo):
Sempre é bom ter um retorno para a pessoa usuária! (imagem abaixo):
A LATAM também solicita feedback de algumas jornadas específicas no site, como por exemplo após fazer o check-in (imagem abaixo):
Já no site da Azul, durante sua jornada fica aparecendo um pop-up (janela que se abre no navegador ao visitar um site) com a pergunta: O que está achando do processo? e utilizam a escala de 0 a 10 do NPS. Não acho agradável o pop-up toda hora subindo, atrapalha a jornada da pessoa usuária, mas parece que isso já mudou no site da Azul. Ufa que bom! Segue a imagem abaixo:
Após, abre um campo aberto para dar alguma opinião, sugestão ou reclamação (imagem abaixo):
O feedback para pessoa usuária é importante, neste caso a confirmação de que a mensagem foi enviada. Comento sobre isso nos dois exemplos, pois sou usuária também e tem produtos que não dão feedback positivo ou negativo do que foi realizado (ou até mesmo que a página está carregando), a pessoa não sabe o que ocorreu, sendo assim fica uma situação bem desagradável para a pessoa que está utilizando o produto (imagem abaixo):
Você pode usar o apoio das pessoas usuárias para realizar alguma pesquisa específica, para lhe direcionar em alguma questão ou validar alguma hipótese. Segue abaixo um exemplo de um site de alguma rede de Cinema, só cuidado para não fazer perguntas muito parecidas e demais, não abuse da boa vontade da pessoa usuária..kkk A intenção da pesquisa pode ter sido boa, mas ficou bem cansativa e com perguntas repetitivas. Se for realizar uma pesquisa com a pessoa usuária, faça uma pesquisa teste com as pessoas do seu time ou da organização, assim coletará feedbacks do formulário da pesquisa. Aproveite a oportunidade que você tem de melhorar a experiência da pessoa usuária ao utilizar seu produto/ serviço. Agora não adianta coletar os feedbacks e não analisar, filtrar e ter uma ação, o melhor ainda seria informar a pessoa usuária se o que ela sugeriu foi realizado. Olha o quanto pode engajar as pessoas usuárias/ clientes quando lhe dá um retorno efetivo do seu feedback!