Case de Facilitação Bionexo com foco em Produto

Hoje vou compartilhar com vocês uma experiência incrível que vivenciei liderando o Time do Coletivo AÇÃO em 11 de janeiro de 2019. Nós, do Coletivo AÇÃO, tivemos o privilégio de facilitar um processo colaborativo para 160 colaboradores da organização Bionexo com duração de 4h.

Nossa missão naquele dia era clara: guiar um processo colaborativo que unisse as áreas comerciais, GDC e tecnologia em torno dos produtos da organização, dividindo em 6 Squads com pessoas das 3 áreas em cada Squad com foco em um produto especifico em cada uma. Com foco em promover integração, diálogo e um entendimento mútuo profundo.

Para alcançar esse objetivo, decidimos usar a inteligência coletiva, trabalhando junto(a)s na co-criação de algo especial. O que vimos foi surpreendente! Não apenas conseguimos alinhar nossos pensamentos, mas também proporcionamos à cada Squad um sentimento genuíno de pertencimento, permitindo que cada um se tornasse protagonista, com maior autonomia, auto-organização e empoderamento. O engajamento e o comprometimento foram palpáveis, e um ambiente de confiança floresceu entre todas as pessoas participantes.

É importante destacar que, a pedido da Bionexo, não compartilharemos detalhes específicos das atividades realizadas. Respeitamos a confidencialidade da organização.

Quero agradecer a todas as pessoas que atuaram nessa frente representando o Coletivo AÇÃO que contribuíram para tornar esse evento memorável, e são: JP Coutinho, Henrique Soejima, Leandro Araujo, Manoel Netto, Mauricio Santi e Vinicius Nakamura .

Nossa programação das 8h30 às 12h30 foi recheada de momentos especiais:

1. Apresentação sobre o Squad (15 minutos): Iniciamos o evento com uma breve apresentação sobre o conceito de Squad, fornecendo uma visão geral para alinhar todas as pessoas participantes.
2. Quebra-Gelo (10 minutos): Para criar um ambiente descontraído e facilitar a interação, dedicamos 10 minutos a uma atividade de quebra-gelo baseada nas direções cardeais.
3. Atividades onde Separamos nos Squads (3 horas):>> Atividade de Integração (15 minutos): Começamos com uma breve atividade que ajudou os colaboradores a se conhecerem melhor e a criar laços.>> Visão do Squad - Elevator Pitch (20 minutos): Cada Squad teve a oportunidade de apresentar sua visão em um discurso de elevador de 20 segundos.>> Propósito do Squad (20 minutos): Discutimos o propósito de cada Squad, estabelecendo metas e objetivos claros.>> Squad é, não é, faz, não faz (20 minutos): Definimos o que cada Squad era, o que não era, o que fazia e o que não fazia.>> Objetivos do Squad (20 minutos): Reforçamos os objetivos de cada Squad para garantir que todos estivessem na mesma página.>> KR (Key Results) do Squad (30 minutos): Exploramos os Key Results (Resultados Chave) para medir o sucesso de cada Squad.>> Próximos Passos (20 minutos): Planejamos os próximos passos e ações que seriam implementados após o evento.
4. Apresentação Geral (35 minutos): Para encerrar, cada Squad teve 5 minutos para apresentar suas conclusões e planos, permitindo um compartilhamento aberto entre os grupos.

Foi uma jornada incrível de aprendizado e colaboração. Espero que possamos criar mais momentos como esse no futuro!

Detalhes das atividades:

1º Apresentação sobre Squad - Tempo: 15 min.:

O objetivo é o entendimento comum das 3 áreas do porque a Bionexo está trabalhando com foco em produto.

2º Quebra-gelo — Direções cardeais - Tempo: 10 min.:

Objetivo: Descontrair, integrar e socializar as pessoas com intuito de descobrir semelhanças entre as pessoas.

Etapas:

1. Todas as pessoas no meio da sala, 4 cantos da com cartazes: SIM, NÃO, TALVEZ e PODE SER
2. Fazer perguntas e as pessoas se moveram para responder:
3. Perguntas:

• Numa sexta-feira à noite, prefere ficar em casa em vez de sair com os amigos?
• Você pratica esporte?
• Quando você vê uma imagem pendurada na parede, você gostaria de endireitá-la?
• Você é casado(a)?
• Tem filhos?
• Quer ter filhos?
• Você adora se comunicar? Você é normalmente falador quando está com pessoas que conhece?

3º Atividade de Integração - Tempo: 15 min.:

Objetivo: Criar laços, conhecerem melhor as pessoas, aproximar as pessoas, fomentar o relacionamento e criar empatia.

Etapas:

Cada pessoa tem em seu crachá 3 insígnias de temas pessoais que lhe interessam, a atividade terá 3 etapas 3 min e após a 4 etapa 1 min. para cada grupo:

1. Cada pessoa tem de encontrar uma pessoa com 3 insígnias diferentes do seu (interessante que sejam pessoas de áreas com que não trabalhem juntas), ao encontrar conversem e encontre semelhanças entre vocês;
2. Cada dupla encontrará mais 2 ou 3 duplas com 3 insígnias diferentes e conversem sobre suas diferenças e semelhanças;
3. O grupo criará um NOME e um SÍMBOLO que remeta suas semelhanças (entregar uma folha A4);
4. Cada grupo se apresentar (cada pessoa diz seu nome/ área), alguém diz suas semelhanças, nome do grupo e o símbolo;
5. Peça para cada grupo colar na parede.

4º Visão do Squad — Elevator Pitch - Tempo: 20 min.:

Objetivo: A definição da visão de time promove uma declaração geral, resumindo, ao mais alto nível, a posição única que o time pretende ocupar na organização.

Template:

Para (organização-alvo) Que (declaração sobre a necessidade ou oportunidade) O (nome da equipe, identificar) é um (classificação por equipes, categoria) Que (singularidade equipa, razão convincente para a existência da equipe) Diferente/ ao contrário de (alternativa atual sem equipe) Nosso squad (declaração de diferenciação primária)

Etapas:

1. Separe em 5 grupos (10 a 25 p) ou 6 grupos (30 a 45 p), cada grupo irá atuar em uma parte do elevator pitch, peça que escreva em post-its;
2. Cada grupo lê e coloca no template;
3. Após a pessoa facilitadora lê o todo e pergunta se faz sentido, com isso faça ajustes, até fazer sentido para todas as pessoas.

5º Propósito do Squad - Tempo: 20 min.:

Objetivo: O propósito é o combustível que move o time, é o elemento-chave para motivar as pessoas a seguirem em uma única direção. Descobrir o porquê o time existe, o porquê fazemos isso, qual a intenção positiva por trás da atuação do time, e qual o resultado desejamos causar. As pessoas gostam e querem se conectar a uma causa. Através do propósito, fica mais fácil promover uma oferta de valor ao mercado.

Devido ao tempo foram preenchidos apenas os 4 espaços: AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA.

Etapas:

1. Separe em duplas a grupos de 5 (10 a 45 p), para levantar questões nos 4 prismas (AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA);
2. A pessoa facilitadora coleta unindo por afinidade os temas similares dos outros grupos;
3. Após cada grupo elabora o propósito. Exemplo de template: Nosso squad atua com [paixão, missão, vocação e diferencial];
4. A pessoa facilitadora lê e questiona qual faz mais sentido (unir 2 ou mais) e reescrever em uma folha A4 e colar no painel.

6º Objetivos do Squad — É, Não é, Faz e Não Faz - Tempo: 20 min.:

Objetivo: A atividade É — Não é — Não — Não ajuda a definir uma equipe. Mapear, entender e alinhar as características do time e as principais responsabilidades.

Etapas:

1. Separe em grupos de 5, para levantar questões nos 4 quadrantes;
2. A pessoa facilitadora pegará um post-it de um grupo (campo É, faz até finalizar os 4 quadrantes) e veja se outro grupo tem algo similar, se não tiver pergunte se o grupo concorda. A ideia é que o squad esteja alinhado com o que é, não é, faz e não faz.

Obs.: Se um grupo colocou no é/ faz e outro no não é/ não faz, peça para que uma pessoa de cada grupo explique pq, terão de entrar em um consenso. Neste momento pode ser interessante utilizar o Glossário para definir o que aquilo é para o squad.

7º Objetivos do Squad - Tempo: 20 min.:

Objetivo: Resgatar e alinhar o objetivo principal da organização e identificar quais objetivos do squad para atender o objetivo da organização.

Etapas:

1. Em grupo peça para que discutam e escreva em um post-it o objetivo da organização;
2. Após peça para levantarem 3 principais objetivos do squad que atenda o objetivo da organização;
3. Cada grupo apresenta e junta por semelhança;
4. Pergunta se faz sentido ficar com os que têm mais semelhanças ou se outros fazem mais sentido (pode ter mais de 3 objetivos).

8º Key Results (KR) do Squad (Resultados chaves) - Tempo: 30 min.:

Objetivo: Alinhar e definir quais métricas serão acompanhadas para identificar que o objetivo foi atingido.

No OKR, o objetivo é a visão mais macro do que se quer alcançar e o resultado chave é como você mede que atingiu aquele objetivo, é a sua meta a ser alcançada. Deve ser algo inspirador!

Exemplo:

Objetivo pai: “Desenvolver o produto de acordo com as necessidades de mercado”:

Exemplo de OKRs:

Objetivo 1: Entender melhor a necessidade do mercado

Resultado Chave 1: realizar uma pesquisa com mais de 50 leads sobre suas necessidades;

Resultado Chave 2: aumentar a nota de satisfação do produto de 40 para 70;

Objetivo 2: Encantar nossos clientes com o novo produto

Resultado Chave 1: alcançar mais de 10.000 assinantes na nova ferramenta;

Resultado Chave 2: alcançar taxa de conversão de trial para pagante em 20%

As atividades do time devem ser priorizadas com base nos OKRs. Se tivermos duas opções, devemos escolher aquela que contribui para o atendimento dos OKRs.

Etapas:

1. Separe em grupos, cada grupo pega um objetivo da organização e o objetivo do squad atrelado. Pergunta: O objetivo do Squad atende o objetivo da organização? (momento de refinamento do que foi feito na atividade anterior);
2. Após este alinhamento cada grupo tem de levantar no mínimo 1 KR para o objetivo;
3. Cada grupo apresenta;
4. Conversa com as pessoas e veja se há conforto sobre o que foi levantado.

Perguntar se tem uma pessoa como OKR Master que vai ajudar no refinamento e acompanhamento!

9º Próximos passos - Tempo: 20 min.:

Objetivo: Mapear quais ações em alto nível para que o time comece atuar em direção aos objetivos e propósito definidos.

Etapas:

1. Coloque o propósito do Squad no template;
2. Separe em trios/ grupos e cada um levanta ações/ tasks para cada etapa (Pergunta: O que precisam começar a fazer para atender/ atingir o propósito do Squad?);
3. Cada trio/ grupo lê e cola no template;
4. Peça para cada pessoa inserir seu nome, ela não precisa ser a pessoa que vai realizar a ação, mas a que vai puxar com que realize (e-mail, reunião, conectar as pessoas, lembrar).

Durante todo processo cada Squad utilizou os templates:

• Agenda Burnup: Esta ferramenta é fundamental para proporcionar uma gestão do tempo clara e eficaz. Ele serve como uma representação visual do progresso e do planejamento, permitindo que todas as pessoas envolvidas tenham uma visão instantânea das tarefas a serem concluídas e da evolução do projeto.

• Praise Board (Quadro de Reconhecimento): Este quadro desempenha um papel importante no fortalecimento das relações e no estímulo ao reconhecimento entre as pessoas. Nele, as pessoas podem expressar seu reconhecimento e elogios pelo excelente trabalho, contribuindo para um ambiente de trabalho positivo e motivador durante o processo de facilitação.
• Glossário: Dado que tínhamos três áreas que não estavam acostumadas a trabalhar juntas, a criação de um glossário se mostrou essencial. Ele funciona como um conjunto de definições claras para termos técnicos ou específicos do projeto, garantindo que todas as pessoas participantes compartilhem um entendimento comum, eliminando mal-entendidos e promovendo uma comunicação mais eficaz.
• RAID (Riscos, Suposições, Questões, Dependências): O RAID é uma ferramenta crucial durante o processo de facilitação. Ela permite que qualquer pessoa identifique e registre possíveis riscos, premissas, questões e dependências que surgem ao longo de cada atividade nas conversas e consolidações. Ao documentar essas informações de forma tangível, torna-se mais fácil para a equipe enfrentar esses desafios e tomar medidas para mitigá-los.
• Parking Lot (Estacionamento de ideias): Durante o processo de facilitação, é comum que surjam ideias, questões ou tópicos com níveis variados de clareza, incereteza e urgência. O "Parking Lot" é um espaço dedicado onde qualquer pessoa colocar esses itens para discussão posterior. Isso permite que o grupo se concentre na atividade mais importante e retome essas questões quando for mais apropriado, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.

Esses elementos desempenham papéis específicos e valiosos para manter o processo de facilitação organizado, produtivo e colaborativo, garantindo que todas as pessoas envolvidas estejam alinhadas e que as informações importantes sejam registradas e tratadas de maneira eficaz.

10º Apresentação Geral — Showcase:

Objetivo: Uma pessoas de cada Squad apresentar o que foi elaborado colaborativamente, a apresentação foi focada: visão do squad, propósito e objetivos do Squad.

Retrospectiva:

Ao final todas as pessoas ao sair realizaram juntas a retrospectiva.

Nós, do Coletivo AÇÃO, ficamos muito felizes com os incríveis feedbacks que recebemos sobre o resultado do nosso trabalho! Queremos expressar nosso agradecimento à equipe da BIONEXO e a todas as pessoas envolvidas pela organização impecável do evento. Foi realmente maravilhoso!

Agradecemos a todas as pessoas colaboradoras da BIONEXO que participaram ativamente. Que a nossa facilitação tenha contribuído de forma significativa para a organização. Desejamos que o impacto do nosso trabalho seja duradouro e positivo para todos vocês.

Veja o vídeo da retrospectiva de todo processo da Facilitação!

E você, facilita processos colaborativos? Compartilhe suas dicas!

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